Kurz gesagt: Deyan7 entwickelt KI-Systeme, die große Dokumentenmengen für Sie lesen, filtern und strukturiert aufbereiten: Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse, Vertragswerke, Rechts- und Normendokumente, technische Unterlagen. Statt einer Zusammenfassung bekommen Ihre Fachleute eine strukturierte Bewertung mit Anforderungen, Fristen und Verweisen auf die Fundstelle im Dokument. Wir bauen das individuell auf Ihre Kriterien, binden es an Ihre Systeme an und betreiben es als einmalige Analyse oder als laufendes Monitoring.
Wofür Unternehmen die KI-Dokumentenanalyse einsetzen
- Ausschreibungen bewerten: Passt die Ausschreibung zu unserem Portfolio? Welche Eignungskriterien, Fristen und versteckten Bedingungen stehen darin? Die KI sortiert vor, der Vertrieb entscheidet.
- Leistungsverzeichnisse auswerten: Positionen werden erkannt und Ihren eigenen Produkten oder Leistungen zugeordnet, als Grundlage für das Angebot. In Verbindung mit Ihrem ERP wird daraus eine KI-Integration, die das Angebot direkt vorbereitet.
- Verträge und Vertragswerke prüfen: Pflichten, Fristen, Zuständigkeiten und Abweichungen von Ihren Standards werden herausgearbeitet.
- Regulatorik überwachen: Neue Gesetze, geänderte Verordnungen und Normen werden laufend geprüft. Sie erfahren, was sich geändert hat und was das für Ihre Pflichten bedeutet.
- Fachwissen durchsuchbar machen: Technische Dokumentation und Fachquellen werden zu einem Assistenten, der Fragen mit Quellenangabe beantwortet.
Strukturieren statt zusammenfassen
Die meisten KI-Tools fassen Dokumente zusammen. Das ist nützlich, löst aber das eigentliche Problem nicht. Der Wert liegt nicht darin, 400 Seiten auf zwei zu komprimieren, sondern darin, aus Fließtext handlungsrelevante Daten zu machen: Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Welche Fristen laufen? Welche Bedingung steht im Anhang statt in der Übersicht?
Deshalb arbeiten unsere Lösungen mehrstufig, so wie ein erfahrener Fachexperte:
- Filtern: Die eingehenden Dokumente werden gegen Ihr Portfolio oder Ihr Anforderungsprofil abgeglichen. Unpassendes wird mit einer kurzen Begründung aussortiert.
- Analysieren: Die relevanten Dokumente werden im Detail durchgearbeitet, inklusive Anhängen, Fußnoten und Querverweisen zwischen Dokumenten.
- Strukturieren: Das Ergebnis ist eine Bewertung, die ein Entscheider in wenigen Minuten erfasst: Empfehlung, Kernpunkte, offene Anforderungen, Fundstellen.
Wo Dokumente bereits gut strukturiert sind, etwa als standardisierte Formulare oder XML, setzen wir regelbasierte Extraktion ein statt KI. Beide Ansätze ergänzen sich. Wie die mehrstufige Analyse im Detail funktioniert, beschreibt unser Artikel Wie analysiert KI hunderte Seiten in Minuten statt Stunden?
Qualität, die man messen kann
Eine KI-Dokumentenanalyse muss nicht perfekt sein, um sich zu lohnen. Wenn die Vorselektion stimmt, ergänzt der Fachexperte den Rest in einem Bruchteil der bisherigen Zeit. Entscheidend ist, dass Sie wissen, wie gut das System ist.
Dafür legen wir zu Projektbeginn einen Referenzdatensatz an: zehn bis zwanzig typische Dokumente, bei denen das richtige Ergebnis bekannt ist. Auf diesem Satz wird jede neue Version gemessen. So sehen Sie Fortschritt als Zahl, nicht als Gefühl. Wo die Genauigkeit nicht reicht, liegt es erfahrungsgemäß selten am Modell, sondern an den Quellen: schlechte Formatierung, kopiergeschützte PDFs, inkonsistente Dokumentstrukturen.
So läuft ein Projekt ab
- Erstgespräch: Welche Dokumente, in welchem Volumen, nach welchen Kriterien? Wer entscheidet heute, und was kostet das?
- Kriterien und Referenzdatensatz: Ihr Fachexperte legt fest, was „relevant" bedeutet, und stellt zehn bis zwanzig Beispieldokumente mit bekanntem Ergebnis bereit.
- Erste Version nach wenigen Wochen: Das System analysiert Ihre Beispieldokumente, die Genauigkeit wird gemessen und gemeinsam bewertet.
- Iteration und Anbindung: Grenzfälle werden abgefangen, neue Dokumente automatisch abgeholt, Ergebnisse landen dort, wo Ihr Team arbeitet, etwa im Postfach, im Dokumentenmanagement oder im ERP.
- Produktivbetrieb: zunächst parallel zum bisherigen Prozess, typischerweise nach drei bis vier Monaten vollständig produktiv.
Einmalige Analyse oder laufendes Monitoring
Manche Aufgaben sind punktuell: ein umfangreiches Vertragswerk prüfen, eine große Ausschreibung durcharbeiten. Andere laufen dauerhaft: täglich neue Ausschreibungen bewerten und priorisieren, regelmäßig Änderungen in Rechts- und Normendokumenten erkennen. Beides lässt sich mit derselben Grundlage abdecken, und viele Unternehmen brauchen beides.
Was es kostet
Eine klar umrissene Dokumentenklassifizierung gehört typischerweise in die Preisklasse von 15.000 bis 25.000 Euro für die Erstentwicklung. Kommt die Anbindung an bestehende Systeme hinzu, etwa um Positionen direkt im ERP zuzuordnen, liegen Projekte meist bei 30.000 bis 40.000 Euro. Die vollständige Einordnung inklusive laufender Kosten finden Sie im Artikel zu den Kosten von KI-Projekten im Mittelstand.
Für wen das passt
- Unternehmen, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen und heute Tage mit dem Sichten und Bewerten verbringen.
- Vertriebsteams in Industrie und Handwerk, die Anfragen und Leistungsverzeichnisse in Angebote übersetzen.
- Rechts-, Compliance- und Qualitätsabteilungen, die Vertragswerke, Normen und Vorschriften im Blick behalten müssen.
- Fachverlage und Beratungen, deren Fachquellen als durchsuchbares Wissen nutzbar werden sollen.
Ein klarer Fall für Standardsoftware ist es, wenn eine fertige Plattform genau Ihre Dokumententypen und Kriterien abdeckt. Dann empfehlen wir die. Einen Überblick über unsere Arbeitsweise gibt die Seite zur KI-Entwicklung für den Mittelstand.