Kurz gesagt: Deyan7 bindet KI an die Systeme an, mit denen Ihr Unternehmen heute arbeitet: ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Ticketsystem und E-Mail. Wir bauen eine Orchestrierungsschicht, über die KI-Agenten Daten systemübergreifend lesen und, mit Ihrer Freigabe, Entwürfe direkt in Ihren Systemen anlegen. Keine Migration, kein Systemwechsel, kein Warten auf das nächste ERP-Update. Erste Ergebnisse mit Ihren Beispieldaten sehen Sie nach wenigen Wochen, produktiv ist die Lösung in der Regel nach drei bis vier Monaten.
Was wir konkret umsetzen
Ohne Zugriff auf Ihre Systeme bleibt KI ein besserer Textgenerator. Zwischen KI und Geschäftsprozess sitzt dann immer ein Mensch, der kopiert, einfügt und abgleicht. Genau diese Arbeit nehmen wir heraus. Typische Anwendungsfälle:
- Angebote aus Anfragen erstellen: Die KI liest die Anfrage, ordnet Positionen Ihren Artikeln im ERP zu und legt das Angebot als Entwurf an. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt unser Artikel zur Angebotsautomatisierung.
- Kundenanfragen bearbeiten: Anfragen im CRM oder Ticketsystem werden vorqualifiziert, beantwortet oder als Antwortentwurf vorbereitet, der Status wird gepflegt.
- Wissen aus dem Dokumentenmanagement nutzbar machen: Mitarbeitende fragen in natürlicher Sprache und bekommen Antworten mit Verweis auf das Quelldokument.
- Recherche über Systemgrenzen hinweg: E-Mail-Verläufe, Tickets, Dokumente und Stammdaten werden zusammengetragen, wo das heute Stunden manueller Suche kostet.
- Daten zwischen Systemen abgleichen: Überall dort, wo heute Informationen von einem System ins andere übertragen werden.
Wie die Anbindung funktioniert
Wir machen nicht jedes System einzeln KI-fähig. Wir bauen eine Orchestrierungsschicht, die zwischen dem Sprachmodell und Ihren Systemen sitzt. Das Modell entscheidet, welche Information es braucht. Die Orchestrierung weiß, in welchem System diese Information liegt und wie man sie holt. So entsteht ein Agent, der ERP, CRM, Dokumentenmanagement und Ticketsystem gemeinsam nutzt, statt fünf KI-Inseln für fünf Systeme.
Nicht jedes System ist dafür gebaut, von außen angesprochen zu werden. Dann gibt es drei Wege:
- Lesender Datenbankzugriff: reicht für die meisten Auswertungen und erfordert keine Änderung am System.
- Schnittstelle durch Ihre IT: der sauberste Weg, weil Ihre IT kontrolliert, was zugänglich ist.
- Visueller Agent als Brücke: Der Agent bedient das System über die Oberfläche, bis eine bessere Schnittstelle verfügbar ist.
Die technischen Hintergründe beschreibt unser Artikel Wie integriert man KI in bestehende ERP-, CRM- und DMS-Systeme?
Lesend starten, schreibend erweitern
Integration bedeutet nicht, dass die KI vom ersten Tag an in Ihre Systeme schreibt. Wir gehen in drei Stufen vor:
- Lesen: Die KI trägt Informationen aus Ihren Systemen zusammen. Das allein spart oft schon viele Stunden Recherche.
- Entwürfe anlegen: Die KI bereitet Angebote, Antworten oder Datensätze vor. Ein Mensch prüft und bestätigt, bevor etwas nach außen geht.
- Kontrollierte Autonomie: Für wiederkehrende, risikoarme Aktionen kann die Freigabe automatisiert werden, wenn die Qualität messbar hoch ist. Irreversible Aktionen bleiben beim Menschen.
So wächst die Autonomie mit dem Vertrauen, nicht mit dem Versprechen.
So läuft ein Integrationsprojekt ab
- Systemlandkarte im Erstgespräch: Welche Systeme sind im Einsatz, wo fließen Informationen manuell, welcher Prozess hat den größten Hebel?
- Erste Version mit Beispieldaten: Wir starten mit Exporten und Beispieldokumenten, ganz ohne Eingriff in Ihre Systeme. So sehen Sie früh, was die KI mit Ihren realen Daten leistet.
- Anbindung System für System: Danach binden wir die echten Systeme schrittweise an. Wissenssysteme wie Confluence oder Jira sind oft in Stunden angebunden, ältere ERP-Systeme mit dünner Dokumentation brauchen mehr Zeit.
- Parallelbetrieb und Produktivnahme: Die KI arbeitet neben Ihren bestehenden Abläufen, der bisherige Prozess bleibt als Rückfallebene erhalten. Typisch sind drei bis vier Monate bis zum Produktivbetrieb.
- Betrieb und Weiterentwicklung: Wartung, Anpassungen an Systemänderungen und Modellwechsel.
Datenschutz und Kontrolle
KI-Agenten bekommen nur Zugriff auf die Daten und Aktionen, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Personenbezogene Daten werden, wo möglich, pseudonymisiert, bevor sie ein Sprachmodell erreichen. Die Modelle laufen auf Wunsch in deutschen Rechenzentren, ein Training mit Ihren Daten ist vertraglich ausgeschlossen. Details im Artikel zu datenschutzkonformer KI.
Was es kostet
Die Integration in bestehende Systeme gehört in der Regel zur mittleren Preisklasse von 30.000 bis 40.000 Euro für die Erstentwicklung. Bei gewachsenen Legacy-Umgebungen mit vielen Sonderfällen liegt sie bei 40.000 bis 60.000 Euro. Den größten Einfluss hat dabei nicht das Sprachmodell, sondern Ihre Infrastruktur: Ein eigener Cloud-Bereich, in dem wir arbeiten können, ist deutlich schneller und günstiger als der Weg durch VPN-Tunnel und Freigabeschleifen. Mehr dazu im Artikel zu den Kosten von KI-Projekten.
Für wen das passt
- Mittelständler mit gewachsener Systemlandschaft, in der Informationen zwischen ERP, CRM und Dokumentenablage heute von Hand fließen.
- Unternehmen mitten in einer ERP-Einführung, die mit KI nicht ein bis zwei Jahre warten wollen.
- Vertriebs-, Service- und Innendienstteams, deren Fachleute zu viel Zeit mit Nachschlagen, Kopieren und Abgleichen verbringen.
Wenn Ihr Ziel eine individuelle KI-Lösung über die Integration hinaus ist, finden Sie den Überblick auf unserer Seite zur KI-Entwicklung für den Mittelstand.